Algunos costes ocultos en la cadena de suministro pueden drenar lentamente tus beneficios si no te ocupas de ellos. Los costes de sobrestadía, por ejemplo, pueden parecer pequeños al principio, pero pueden sumar cantidades significativas si no te ocupas del asunto a tiempo. Comprender los costes de sobrestadía, las causas habituales y lo que puedes hacer para minimizar estos cargos puede ayudarte a optimizar el rendimiento y aumentar el margen de beneficios.
Entender la sobrestadía
La sobrestadía es un término de la cadena de suministro que se refiere a las tasas que cobra una naviera cuando un contenedor permanece en el puerto más allá del plazo acordado. La mayoría de los puertos o compañías navieras dan a los importadores un tiempo libre limitado para recoger sus contenedores. Si el contenedor permanece más allá de este tiempo, incurren en costes adicionales. Estos cargos se establecen para evitar la congestión en los puertos.
Aunque tanto los gastos de sobrestadía como los de detención implican penalizaciones por los retrasos de los contenedores, se aplican en escenarios diferentes. Por ejemplo, las empresas incurren en gastos de demora cuando no recogen el contenedor en el plazo establecido. Por otra parte, una empresa cobra gastos de detención cuando no devuelve el contenedor en el plazo establecido.
Causa común de la sobrestadía
Comprender las causas fundamentales de la sobrestadía te ayudará a mejorar la eficacia operativa y a evitar gastos innecesarios. A continuación se exponen las razones más comunes por las que se producen las sobrestadías.
Retrasos en los pagos
Algunos importadores realizan pagos parciales y sólo liquidan el importe restante cuando reciben los contenedores. A veces, la naviera se niega a liberar el contenedor hasta que recibe el importe total. Los retrasos en el pago por parte del importador pueden provocar la retención del contenedor en el puerto.
Retrasos en el despacho aduanero
Hay mucho papeleo que hay que rellenar al importar mercancías. Las autoridades aduaneras pueden retener un contenedor si presentas documentos incompletos o inexactos. Esto puede acarrear gastos adicionales si la empresa no despacha el contenedor en el plazo establecido.
Mala comunicación
Una empresa puede incurrir en gastos de sobrestadía si la coordinación entre los socios de la cadena de suministro es deficiente. Esto ocurre especialmente cuando el importador avisa tarde a la empresa de transporte y ésta no está preparada para recoger el contenedor.
Congestión portuaria
Algunos puertos tienen un espacio limitado, lo que puede ser problemático, especialmente durante las temporadas altas. Los puertos pueden sufrir atascos, y tu carga puede quedarse atascada en la cola esperando a que la descarguen o la despachen.
Mal tiempo
Las condiciones meteorológicas adversas, como lluvias torrenciales, vientos fuertes, niebla o tormentas, pueden hacer que las autoridades portuarias suspendan las operaciones. La suspensión de las operaciones puede provocar retrasos que pueden tardar en solucionarse. Como consecuencia, los contenedores pueden permanecer en el puerto durante largos periodos antes de ser recogidos.
Seguimiento deficiente del contenedor
Muchas empresas incurren en gastos de sobrestadía si pierden visibilidad del estado de sus contenedores. Cuando las empresas no saben dónde están sus contenedores o en qué fase se encuentran, no pueden responder con rapidez ni evitar que se produzcan retrasos.
Comprender los gastos de sobrestadía
Como algunos puertos tienen espacio y recursos limitados, retener muchos contenedores puede perturbar las operaciones. Las empresas navieras aplican tasas de sobrestadía para evitar retrasos y garantizar que la carga fluya con eficacia. En la mayoría de los casos, el importador o la persona que recoge el contenedor es responsable de pagar las tasas por demora.
Los gastos de sobrestadía frecuentes pueden afectar a tu empresa de muchas maneras, entre ellas:
- Aumento de los costes operativos: Los gastos de sobrestadía pueden afectar a los márgenes de beneficio de una empresa, especialmente cuando los gastos se acumulan en múltiples envíos.
- Interrupción del flujo de inventario: No recoger un contenedor a tiempo puede retrasar la llegada de la mercancía a los centros de distribución, lo que puede hacer que se pierdan oportunidades de venta.
- Impacto en la capacidad de respuesta y la agilidad: A una empresa le resulta más difícil reaccionar con rapidez a los cambios en la demanda, redirigir los envíos o gestionar interrupciones imprevistas.
- Afecta a las relaciones con transportistas y proveedores: Los retrasos frecuentes y las disputas sobre tarifas pueden provocar tensiones con los socios logísticos y los proveedores de servicios.
- Dañar la reputación: Las ineficacias persistentes y los retrasos en las entregas pueden afectar a las métricas de rendimiento de puntualidad en la entrega (OTIF ) y dañar la reputación de la empresa.
Estrategias para evitar los gastos de sobrestadía
Evitar los gastos de sobrestadía requiere estrategias proactivas y utilizar las soluciones adecuadas de gestión de astilleros. Aquí tienes estrategias probadas que puedes utilizar.
Mejorar la visibilidad de los contenedores
Muchas empresas incurren en gastos de sobrestadía porque desconocen la importancia de la visibilidad de la cadena de suministro. La visibilidad de la cadena de suministro permite a las empresas hacer un seguimiento de la ubicación, el estado y la hora estimada de llegada de sus contenedores.
Las empresas deben invertir en tecnologías fiables de seguimiento de contenedores que admitan alertas automatizadas para rastrearlos y notificarles cuándo las aduanas descargan y despachan su contenedor. También pueden integrar la plataforma de visibilidad con el sistema de gestión del transporte (TMS) para agilizar el proceso.
Negocia las condiciones con los transportistas
Negociar con la naviera unas condiciones favorables puede ayudar a la empresa a minimizar los gastos de sobrestadía. Si el contenedor está todavía en el puerto o en la aduana, se pueden solicitar ampliaciones de plazo. Si eres un cliente habitual, puedes pedir que se limiten los gastos de sobrestadía. También puedes comparar ofertas de distintos transportistas y trabajar con las condiciones más favorables.
Comunícate con las partes interesadas
Se pueden minimizar los gastos de sobrestadía comunicándose eficazmente con todas las partes interesadas. Una comunicación deficiente puede provocar retrasos, recogidas perdidas y contenedores no reclamados en los puertos.
Utiliza plataformas digitales compartidas para facilitar una comunicación más fluida y notificar a las partes interesadas el estado del envío, la disponibilidad de la documentación y la programación. Una comunicación eficaz te ayuda a reducir los tiempos de reacción, evitar confusiones y responder rápidamente a los retos. También minimiza los errores humanos que podrían retrasar los tiempos de recogida.
Implementar la planificación y programación avanzadas
La mayoría de las empresas incurren en gastos de sobrestadía debido a errores humanos. Adoptar un modelo de planificación más estructurado y predictivo permite a tu empresa evitar posibles retrasos y reducir el riesgo. Utiliza tiempos de llegada estimados (ETA) y horarios de transportista predictivos para preparar los documentos de despacho y reservar el transporte interior con antelación. Además, establece procedimientos de despacho previo con las aduanas para que puedan revisar y aprobar tus documentos antes de que llegue el contenedor.
Evita los costes de sobrestadía con las soluciones de gestión de patios de Surgere
Los altos costes de sobrestadía son señal de ineficacia en toda la cadena de suministro. Las soluciones de gestión de depósitos de Surgere te permiten actuar antes de que los retrasos se conviertan en cargos. Desde el seguimiento en tiempo real hasta las alertas automatizadas, ofrecemos soluciones que mantienen tu negocio en movimiento. No dejes que las sobrestadías sean la fuga oculta en tu cadena de suministro. Asóciate con nosotros hoy mismo y convierte lo que antes era un coste recurrente en una ventaja competitiva.
